DSGVO-Datenschutzerklärung vom 25.05.2018
Utrecht, 25.05.2018
Betreff: DSGVO-Datenschutzerklärung für die Kunden- und Lieferantenverwaltung
Sehr geehrte Geschäftspartnerin, sehr geehrter Geschäftspartner,
Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten von Kunden, Lieferanten und anderen Auftragnehmern
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass wir die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, erheben und nutzen, da dies für den Abschluss und die Erfüllung eines eventuellen Vertrags mit Ihnen erforderlich ist. Dies gilt sowohl für unsere (potentiellen) Kunden als auch für Partner, bei denen wir Waren und/oder Dienstleistungen beziehen.
Sind Sie ein (potenzieller) Kunde von uns, verwenden wir Ihre Daten, um Ihnen ein Angebot zukommen zu lassen, festzustellen, welchen Spezifikationen oder Wünschen eine bestimmte Ware oder Dienstleistung entsprechen muss, Waren an Sie zu liefern oder Arbeiten für Sie auszuführen, Rechnungen zu stellen und mit Ihnen reibungslos und effizient über die Ausführungsaspekte des Vertrags zu kommunizieren.
Sind Sie ein (potenzieller) Lieferant oder ein anderer Auftragnehmer, so sind Ihre personenbezogenen Daten ebenfalls für den Abschluss und die Erfüllung des Vertrags erforderlich. Im Beschaffungswesen ist dies erforderlich, um Ihnen mitteilen zu können, welche Spezifikationen oder Anforderungen eine bestimmte Ware oder Dienstleistung aus unserer Sicht erfüllen muss, um Ihnen eine Angebotsanfrage zuzusenden oder eine Bestellung bei Ihnen aufzugeben, Ihre Rechnungen zu begleichen und reibungslos und effizient mit Ihnen über andere Aspekte des Vertrags zu kommunizieren.
Sie sind nicht verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie uns keine oder nur unzureichende personenbezogene Daten zur Verfügung stellen, ist es jedoch möglich, dass wir die oben genannten Tätigkeiten nicht ausführen können.
Weitergabe an Dritte
Im Zusammenhang mit der Erfüllung eines eventuellen Vertrags mit Ihnen kann es vorkommen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an Parteien weitergeben müssen, die uns Teile, Materialien und Produkte liefern oder in unserem Auftrag Tätigkeiten ausführen. Darüber hinaus nutzen wir externen Serverplatz zur Speicherung (von Teilen) unserer Verkaufs- und Einkaufsbuchhaltung, zu der auch Ihre personenbezogenen Daten gehören. Ihre personenbezogenen Daten werden aus diesem Grund an unseren Serverraum-Anbieter weitergegeben. Darüber hinaus nutzen wir Microsoft Office und die dazugehörigen Speichermöglichkeiten für E-Mails und andere Dateien. Da wir einen Newsletter-Versanddienst nutzen, werden Ihre personenbezogenen Daten schließlich an den Anbieter dieses Dienstes weitergegeben.
Direktmarketing
Sofern Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilt haben, werden wir die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten speichern und verwenden, um Sie künftig persönlich per E-Mail über unsere bestehenden und neuen Produkte und Dienstleistungen zu informieren und Ihnen gegebenenfalls ein Angebot dafür zu unterbreiten. Jedes Mal, wenn wir Ihnen eine Werbe-E-Mail senden, haben Sie die Möglichkeit, uns mitzuteilen, dass Sie daran kein Interesse mehr haben. Nutzen Sie dazu den Abmeldelink am Ende jeder E-Mail.
Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten
Wenn Sie bei uns ein Angebot angefordert haben, aber kein Kunde bei uns geworden sind, werden wir Ihre Daten spätestens ein Jahr nach unserem letzten Kontakt löschen. Auch wenn wir ein Angebot von Ihnen erhalten haben, aber kein Kunde von Ihnen geworden sind, werden Ihre personenbezogenen Daten spätestens ein Jahr nach unserem letzten Kontakt gelöscht. Sind Sie jedoch Kunde bei uns geworden oder sind wir Kunde bei Ihnen geworden, so speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer von sieben Jahren nach Ablauf des Geschäftsjahres, in dem der Vertrag mit Ihnen vollständig erfüllt wurde. Der Zeitraum von sieben Jahren entspricht der Frist, innerhalb derer wir verpflichtet sind, unsere Unterlagen für das Finanzamt aufzubewahren. Nach Ablauf dieser Frist werden wir Ihre personenbezogenen Daten löschen.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht, von uns Einsicht in Ihre personenbezogenen Daten zu verlangen. Sofern Anlass dazu besteht, können Sie uns auch auffordern, Ihre personenbezogenen Daten zu vervollständigen oder Unrichtigkeiten zu berichtigen. Darüber hinaus haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung ihrer Verwendung zu verlangen. Außerdem können Sie bei uns Widerspruch gegen die Erhebung und Nutzung Ihrer Daten einlegen oder eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde einreichen. Schließlich können Sie uns auffordern, Ihnen Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen oder diese Daten an einen Dritten zu übermitteln. Um Ihre Rechte auszuüben, können Sie sich an den Unterzeichner wenden.
Auch bei Fragen oder für weitere Informationen zur Erhebung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich selbstverständlich an uns wenden.
Mit freundlichen Grüßen,
Snelder B.V.
S. van Es
Finanzmanager
E-Mail-Adresse: info@snelder.nl