Déclaration de confidentialité relative au RGPD en date du 25 mai 2018
Utrecht, le 25 mai 2018
Objet : Déclaration de confidentialité relative au RGPD concernant la gestion des clients et des fournisseurs
Cher client,
Collecte et utilisation des données à caractère personnel des clients, fournisseurs et autres prestataires
Nous tenons à vous informer que nous collecterons et utiliserons les données à caractère personnel que vous nous fournissez, car cela est nécessaire pour conclure et exécuter un éventuel contrat avec vous. Cela s'applique aussi bien à nos clients (potentiels) qu'aux parties auprès desquelles nous achetons des biens et/ou des services.
Si vous êtes un client (potentiel) de notre entreprise, nous utilisons vos données pour pouvoir vous envoyer un devis, déterminer les spécifications ou les exigences auxquelles un produit ou un service donné doit répondre, pour pouvoir vous livrer des biens ou effectuer des travaux pour vous, pour pouvoir vous facturer et pour pouvoir communiquer avec vous de manière fluide et efficace sur les aspects liés à l’exécution du contrat.
Si vous êtes un fournisseur (potentiel) ou un autre prestataire, vos données à caractère personnel sont également nécessaires à la conclusion et à l’exécution du contrat. Dans le cadre d’un achat, cela est nécessaire pour pouvoir vous indiquer les spécifications ou exigences auxquelles un bien ou un service donné doit, selon nous, répondre, pour pouvoir vous envoyer une demande de devis ou passer une commande auprès de vous, pouvoir régler vos factures et communiquer avec vous de manière fluide et efficace sur d’autres aspects du contrat.
Vous n’êtes pas tenu de nous communiquer vos données à caractère personnel. Toutefois, si vous ne nous fournissez pas de données à caractère personnel ou si celles-ci sont insuffisantes, il est possible que nous ne puissions pas mener à bien les activités susmentionnées.
Transmission à des tiers
Dans le cadre de l’exécution d’un éventuel contrat conclu avec vous, il est possible que nous devions transmettre vos données à caractère personnel à des tiers qui nous fournissent des pièces, des matériaux et des produits ou qui effectuent des travaux pour notre compte. Par ailleurs, nous utilisons un espace serveur externe pour le stockage (partiel) de notre administration des ventes et des achats, dont vos données à caractère personnel font partie. Vos données à caractère personnel sont donc transmises à notre fournisseur d’espace serveur. Nous utilisons également Microsoft Office et ses fonctionnalités de stockage pour les e-mails et autres fichiers. Enfin, comme nous utilisons un service d’envoi de newsletters, vos données à caractère personnel sont transmises au prestataire de ce service.
Marketing direct
Si vous nous en avez donné l’autorisation, nous conserverons et utiliserons les données à caractère personnel que vous nous avez fournies afin de vous informer à l’avenir, de manière personnalisée par e-mail, de nos produits et services existants et nouveaux, et de vous proposer éventuellement des offres à ce sujet. Chaque fois que nous vous envoyons un e-mail publicitaire, vous avez la possibilité de nous faire savoir que vous ne souhaitez plus en recevoir. Pour ce faire, veuillez utiliser le lien de désabonnement situé au bas de chaque e-mail.
Durée de conservation des données à caractère personnel
Si vous nous avez demandé un devis mais que vous n’êtes pas devenu client chez nous, nous supprimerons vos données au plus tard un an après notre dernier contact. De même, si nous avons reçu un devis de votre part mais que nous ne sommes pas devenus clients chez vous, vos données à caractère personnel seront supprimées au plus tard un an après notre dernier contact. Si vous êtes devenu client chez nous ou si nous sommes devenus clients chez vous, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant une durée de sept ans à compter de la fin de l’exercice comptable au cours duquel le contrat conclu avec vous a été entièrement exécuté. Cette période de sept ans correspond à la durée pendant laquelle nous sommes tenus de conserver nos documents comptables pour l’administration fiscale. À l’issue de cette période, nous supprimerons vos données à caractère personnel.
Vos droits
Vous avez le droit de nous demander à consulter vos données à caractère personnel. Si cela s’avère nécessaire, vous pouvez également nous demander de compléter vos données à caractère personnel ou de corriger des inexactitudes. En outre, vous avez le droit de demander la suppression de vos données à caractère personnel ou la limitation de leur utilisation. Vous pouvez également vous opposer à la collecte et à l’utilisation de vos données ou déposer une réclamation auprès de l’Autorité néerlandaise de protection des données. Enfin, vous pouvez nous demander de vous fournir vos données à caractère personnel ou de les transférer à un tiers. Pour exercer vos droits, vous pouvez vous adresser au soussigné.
N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou souhaitez obtenir plus d’informations sur la collecte et l’utilisation de vos données à caractère personnel.
Cordialement,
Snelder B.V.
S. van Es
Directeur financier
Adresse e-mail : info@snelder.nl